Flottakezelő

A flottakezelő segít az ügyfél flottája adatainak naprakészen tartásában, illetve a nyomkövető egység által küldött és feldogozott adatok elemzésében. Az alábbi menüpontok segítségével könnyen és gyorsan lekérdezhetőek, elemezhetőek az információk.

Az eszközkezelő táblázatában az adott eszközökre vonatkozó információk vízszintesen, sorokba rendezve jelennek meg. A sorban oszloponként balról jobbra az eszköz adatainak módosítására és információk hozzáadására szolgáló ikon (ceruza), az eszközt törlő ikon (szemetes), az eszköz sorszáma, neve, egyedi azonosítója, az eszközhöz rendelt jármű rendszáma és végül az eszközhöz tartozó telefonszám találhatóak. Abban az esetben ha az eszközhöz tartozik jármű, a ceruza mellett jobbra megjelenik egy személyautó ikon, amelyre kattintva a jármű egyszerűsített adatlapja nyílik meg, ahonnan egy kattintással elérhető a jármű adatmódosító felület.

A ceruzára kattintva nyíló eszköz adatmódosító ablakban az eszköz neve, a hozzá regisztrált rendszám és telefonszám, valamint az eszköz csoport tagsága változtaható.

A két utolsó opció az oldalon a keresés és az oszlop konfiguráció, a két gomb a lapozó alatt található. A keresés név, egyedi azonosító és csoport alapján hajtható végre, az táblázatban szereplő oszlopok konfigurációja pedig egy egy legördülő listáról állítható össze.

A Flotta események menüpont ad módot különféle események létrehozására a rendszerben, valamint a már létező események visszakeresésére és utólagos szerkesztésére.

A rendszerben létrehozott eseményeket a táblázat vízszintes sorokba rendezve tartalmazza, paramétereik pedig oszlopokra bontva jelennek meg. Az oszlopok fejlécére kattintva, az „Eszköz”-t kivéve az adott paraméter szerint rendezhetőek az események.

A Keresés gombbal jármű- és eseménytípus, valamint időintervallum alapján kereshetünk a táblázatban szereplő események között.

Az Oszlopok gomb ad lehetőséget a táblázatban szereplő oszlopok igény szerinti konfigurációjára.

Rendszerünk a manuális esemény rögzítés mellett - amely az importot követően kerül kifejtésre - lehetővé teszi az események elektronikus úton történő importálását is.

Az Importálás gombra kattintva megnyíló ablakban választható ki az import fájlformátuma, az importálni kívánt esemény típusa, valamint a pénznem, ameyben az importált eseményhez tartozó költséget - amennyiben van - rögzíti a rendszer.

Egy járműflottát működtető cég esetén havi szinten akár több száz tankolás is történik, többnyire ugyanazon üzemanyagtöltő cég kútjain. Szerződéses partnerként a cég sofőrjei rendelkeznek tankolókártyával, ezek használata teszi lehetővé, hogy az üzemanyagtöltő cégek partnerenként havi elektronikus tankolási összesítést tudjanak készíteni. Az összesítés letöltéséhez megfelelő hozzáférés szükséges az üzemanyagtöltő cég internetes felületén, ezt a felek közötti szerződés garantálja. A tankolási összesítések formátuma és tartalmi követelményei üzemanyagtöltő cégenként eltérőek, rendszerünk jelenleg a három legismertebb hazai töltőállomásokat működtető cég tankolási összesítőinek importálására van felkészítve. Ez a három cég a MOL, a Shell és az ÖMV.

Az alábbiakban lépésenként bemutatjuk a tankolási összesítők letöltésének a menetét, mindhárom cég esetén.

Új esemény a táblázat bal alsó sarkában található “Új esemény” gomb segítségével hozható létre, a gyakran előforduló eseménytípusok listáról választhatóak, úgy mint tankolás (ez esetben részletesebb adatrögzítésre van mód), kilométeróra korrekció, szervíz, biztosítás és bírság.

Abban az esetben ha az esemény jellege egyik kategóriának sem felel meg, az Egyéb opció használata lehetőséget ad egyedi események felvételére. Az esemény típusának kiválasztása után a Név mezőbe az esemény bővebb leírása, alatta az esemény dátuma rögzítendő, lejjebb pedig az érintett jármű kiválasztása következik a legördülő listából. A rendszer lehetővé teszi a kilométeróra állás, valamint ahol releváns, az esemény helyszínének rögzítését is.

A táblázat bal szélén található ceruzára kattintva nyílik meg az adott esemény Módosító ablaka, melyben az Adatok, Költségek és Értesítések fülek alatt módosíthatóak a már regisztrált adatok, illetve új adatok regisztrálhatók.

Az Adatok fül alatt módosítható az esemény neve és dátuma, az ablak alján található Térképes nézet gombra kattintva pedig amennyiben az esemény létrehozásakor helyszín is rögzítésre került, az megjeleníthető a térképen.

A Költségek-et a későbbiekben fogjuk tárgyalni mint önálló Költségek menüpont a Flottakezelőn belül. A funkció a Járművek módosító ablakából és innen, a Flotta események módosító ablakából is elérhető. Új költség az Új költség gombra kattintva hozható létre a kötelező mezők kitöltését, úgy mint a költség típusa, neve (bővebb leírása), a nettó összeg és az adótartalom, valamint a pénznem meghatározását követően. A létrehozott télek módosíthatók és filterezhetők, valamint az oszlopok kiosztása konfigurálható.

Az Értesítések fül alatt, az Új értesítés gombbal hozhatóak létre az adott eseményhez kapcsolódó (például jövőbeli szervízeseménnyel, biztosítási díj fizetéssel kapcsolatban), választhatóan Emailben, és/vagy SMS-ben érkező értesítések.

Fontos! SMS értesítés csak akkor kérhető, ha az előfizetői csomag azt tartalmazza.

Az esedékesség dátum és/vagy kilométeróra állás alapján határozható meg. Amennyiben az esedékesség dátumhoz kötött, az értesítés beállítható egy nappal, héttel vagy hónappal korábbra. Az eseménnyel kapcsolatban már létrehozott értesítések listájában a bal szélen elhelyezett nagyító ikonra kattintva megtekinthetők az értesítés részletei, a mellette található szemetes ikonnal az értesítés törölhető.

A Flottaesemények pontban létrehozott értesítések listája megtekinthető és kereshető a Flottakezelő Értesítések menüjében.

A Flottakezelőn belül ez a felület nyújtja a legtöbb felhasználási lehetőséget, elsődlegesen a felhasználóhoz rendelt járművekkel közvetlenül kapcsolatos műveletekre, emellett több olyan funkció is elérhető innen amelyek önálló pontként is szerepelnek a Flottakezelőben, és működésük közvetetten függ össze a járművek kezelésével. Ezek a Flotta események, a Költségek és a Csoportok.

A járműkezelő táblázatában a jármű adatok sorokba rendezve tekinthetőek meg. A sorban balról jobbra elsőként a jármű adatok módosítására szolgáló ikon, a ceruza illetve a törlés ikon, a szemetes, mellette a cég neve amihez a járművet rendelték, majd a jármű fajtája, neve, rendszáma, a kilométeróra állás, a felségjele, és végül a jármű tulajdonságainak leírása láthatóak.

Új jármű a táblázat alatt a bal oldalon található Új jármű gombbal hozható létre, a járműadatok vagy manuálisan kerülhetnek rögzítésre, vagy egy típuslistából választhatóak ki. Amennyiben a Kiértékelés menüpont Üzemanyag költség funkcióját használni kívánja a felhasználó, a jármű létrehozásakor a típuslistából kell kiválasztani a jármű jellemzőit, másként a funkció nem működik.

Ezen adatok mentése után automatikusan megnyílik a jármű módosítás ablak, amelyben az Adatok fül alatt további technikai jellemzők és azonosító adatok részletezésére nyílik lehetőség.

A következő funkció a Csoportok kezelése.

Itt az egyes csoportok adataira vonatkozó műveletek hajthatók végre, mint a csoport nevének és leírásának módosítása, a csoport törlése, valamint a járművek, eszközök és személyek csoport tagsága is kezelhető a felületen a ceruza ikonra kattintva. A csoportokkal kapcsolatban végrehajtható egyéb műveletek az új csoport létrehozása az Új csoport gomb segítségével, és a Keresés csoport név alapján.

A három utolsó opció a Keresés, az XLS export, és az Oszlopok. Keresni a jármű jellemzői alapján (rendszám, üzemanyag típus, név, stb) lehetséges, az oszlopok konfigurációja pedig a már megszokott módon állítható össze a fehasználó igényeire szabva.

A táblázatban a ceruza ikonnal nyitható ablakban,

az Adatok fül alatt az alapadatok módosításán kívül rögzíthetőek az azonosító információk (rendszám, egyedi azonosító, alvázszám, motorszám, és a felségjel), valamint a technikai jellemzők (szín, üzemanyag típus, lökettérfogat, teljesítmény, károsanyag kibocsájtási norma, fogyasztás, stb). Egyedi igény szerint, amennyiben a rözíteni kívánt információ egyik kategóriába sem illik, új mező hozható létre a megfelelő névvel és tartalommal. Ugyanitt fénykép is feltölthető, valamint a felhasználó megjegyzéseket is hozzáadhat, ezek a mentést követően időrendben jelennek meg.

Az Összerendelések fül alatt láthatóak a jármű-eszköz, jármű-jármű és jármű-személy összerendelések.

Új összerendelés a kiválasztott kombináció alatt található Új összerendelés gombbal hozható létre vagy egy előre meghatározott időszakra, vagy amennyiben az összerendelés végdátuma nincs meghatározva, az összerendelés addig marad aktív amíg a felhasználó azt le nem zárja. Jármű-eszköz párosításból egy idejűleg csak egy aktív összerendelés lehetséges, új eszköz hozzárendelésekor, ha van nyitott párosítás, akkor az automatikusan záródik. A jármű-jármű összerendelés pótkocsis járműszerelvények vagy személyautók trélerezése esetén lehet hasznos, a jármű-személy összerendelés fogalmáról és funkciójáról a Sofőrazonosítás fejezetben adunk tájékoztatást.

Az Események/értesítések-et feljebb már tárgyaltuk Flotta események címszó alatt, a funkció innen, a jármű módosító ablakból is elérhető.

A Költségek/Dokumentumok a későbbiekben kerül kifejtésre mint Költségek, itt a Flottakezelőn belül. A funkció innen, a Járművek módosító ablakából és a Flotta események módosító ablakából is elérhető. Új költséget az Új költség gombra kattintva tudunk létrehozni a kötelező mezők kitöltését, úgy mint a költség típusa, neve (bővebb leírása), a nettó összeg és az adótartalom, valamint a pénznem meghatározását követően.

A Jármű csoportok fül alatt kezelhetjük a járművek csoport tagságát, itt adhatjuk hozzá egy csoporthoz vagy távolíthatjuk el egy csoportból az adott járművet.

Fontos!

Miután a csoporttagság változott, a Gyorsítótár űrítése gomb kattintása aktualizálja a rendszerben a végrehajtott módosításokat.

A flottakezelő ezen modulja lehetővé teszi üzemanyagárak rögzítését a rendszerben. Egy céghez egy időben üzemanyag fajtánként egy aktuálisan érvényes ár tartozhat, az ár érvényességét a következő új ár létrehozása zárja le. A táblázat oszlopai balról jobbra sorrendben a következők: módosítás (ceruza ikon), kezdő dátum, végdátum, üzemanyag típus, ár és pénznem. A kezdő és végdátum oszlopok fejlécére kattintva a dátumok növekvő illetve csökkenő sorrendbe rendezhetőek.

Új ár a táblázat bal alsó sarka alatt található „Új üzemanyagár” gombbal hozható létre, a cég kiválasztását és a dátum meghatározását követően az aktuális árat, a pénznemet és az üzemanyag típusát kell megadni, majd a mentést követően az új ár megjelenik a listában. A táblázat tartalma az ár kezdő és végdátuma, valamint üzemanyagfajta szerint kereshető. Az aktuális árak a lista megnyitásakor a táblázat tetején helyezkednek el, alattuk a korábbi, már érvénytelen árak időrendben szerepelnek.

A Kiértékeklés funkcióban bizonyos feltételek mentén járművenként kimutatható az üzemanyag költség. Az előfeltételek a következők:

• Az eszköz küldjön üzemanyag fogyás értéket,
• Rögzített érvényes üzemanyagár a Flottakezelő Üzemanyagár pontjában, ahhoz a céghez felvéve, amelyben az eszköz és a hozzá rendelt jármű van, valamint
• Eszközhoz rendelt jármű, a Jármű típuslista-ból kiválasztva

Az üzemanyag költség kimutatás miatt abban az esetben, ha az üzemanyag ár visszamenőleg került korrigálásra, szükséges az üzemanyagár újraszámolása:

A Keresés és az Oszlopok gomb a táblázat bal alsó sarka alatt, az „Új üzemanyagár” gomb mellett található, csakúgy mint más táblázatoknál.

Ez a modul nyújt lehetőséget új személyek létrehozására, a létező személyek adatainak módosítására, valamint a személyek csoport tagságának kezelésére.

A táblázat a már megismert formátumban jeleníti meg az adatokat, egy adott személyhez tartozó információk vízszintesen soronként, a paraméterek pedig oszlopokba rendezve találhatóak meg. A paraméterek balról jobbra haladva sorrendben a következők: keresztnév, vezetéknév, születési hely, születési idő, állampolgárság és anyanyelv.

A táblázatban a sor bal szélén látható ceruza ikonra kattintva nyílik meg a Módosítás ablak, ebben az adott személyhez tartozó bármely adat megváltoztatható, a csoport tagság itt is kezelhető, valamint fénykép feltöltésére és megjegyzés hozzáadására van még mód.

Új személy a táblázat bal alsó sarka alatt található „Új személy” gombra kattintva hozható létre, a kötelező adatok (cég kiválasztása, kereszt- és vezetéknév) rögzítését követően további személyes adatokat adhatunk meg, valamint felhasználóhoz rendelhetjük a létrehozott személyt. A felhasználóhoz rendelés előfeltétele a Sofőrazonosítás helyes működésének, erről ITT érhető el részletes információ.

A következő funkció a Csoportok kezelése, mely önálló menüpontja a Flottakezelő modulnak, de innen is elérhető. A funkció működéséről részletes leírás található ITT.

A két következő opció a Keresés és az Oszlopok. Keresni a személyes információk (kereszt- és vezetéknév, stb), csoport tagság alapján lehetséges, valamint a rendszerből már törölt személyek is visszakereshtőek, az oszlopok kiosztása pedig a már megszokott módon történik a fehasználó igényeitől függően.

Az Értesítések menüpontban az egyes Flotta eseményekkel kapcsolatban létrehozott értesítések kizárólag megtekinthetők, valamint kereshetőek.

Keresni az értesítés típusa alapján lehet (Email vagy SMS útján érkezik), megtekinteni az értesítés sorának bal szélén található nagyító ikonnal az értesítés részleteit, a nagyító melletti naptár ikonnal pedig az esemény részleteit lehet. Az értesítések kezelésre és létrehozásra vonatkozó tudnivalókat a Flottaesemények Értesítések fejezetében tárgyaltuk.

Ez a partnercégek adatainak rögzítésére szolgáló felület, a listában gyorsan és könnyen megtalálhatóak a legfontosabb információk, mint a partner elérhetősége, neve és tevékenységének rövid leírása.

Partnercég az „Új partnercég” gombra kattintva hozható létre a rendszerben. Az alapadatok mentését követően a partnercég adatlapját szerkesztésre megnyitva több elérhetőség is rögzíthető, melyek közül egy legördülő listából választható ki az elsődleges, amelyik megjelenik a listában. A rendszerben rögzített költségeket létrehozáskor partnercéghez lehet rendelni, ezáltal a költség kimutatásban partnercég szerinti bontásban is lekérhetőek a költségek.

Ez az opció a felhasználó által létrehozott csoportok megjelenítését teszi lehetővé, itt hozható létre új csoport, a létezők pedig név alapján szűrhetők a Keresés gombbal.

A lista bal oldalán elhelyezett ceruza ikonnal nyitható a csoport módosító felülete, ahol lehetőség nyílik a csoport adatainak, azaz nevének és leírásának módosítására. A csoport létrehozását követően itt adható csoporttagság a járművek, eszközök és személyek számára, valamint a már létező csoportok tagsága is itt módosítható.

Fontos!

Miután a csoporttagság változott, a Gyorsítótár űrítése gomb kattintása aktualizálja a rendszerben a végrehajtott módosításokat.

A szabályláncok csoporttagsága kizárólag a Szabálykezelő funkcióban kezelhető.

A csoportok jelentősége például olyan keresések esetében nyer értelmet, ahol csoport tagság alapján is lehet szűrni a keresendő elemek között, mivel egy adott csoporthoz egy bizonyos szempont alapján rendelve eszközöket, járműveket vagy személyeket, a csoport valójában az adott szempontot testesíti meg. Ez a szempont lehet akár egy jármű típus, operációs terület, vagy akár tevékenységi kör is.

A Flottakezelő sorrendben következő funkciója a Költségek.

Ebben a listában megtalálhatók a Járművek menüben, a jármű szerkesztő ablakban a Költségek/Dokumentumok fül alatt, valamint a Flotta események menüben, az esemény szerkesztő ablakban, a Költségek fül alatt létrehozott költségtételek is.

Természetesen ebben a menüpontban is hozhatók létre új költségtételek. Bármely menüben hozunk létre költséget, a következő mezők kitöltése kötelező:

• ha a felhasználó több céghez is hozzá van rendelve akkor a cég kiválasztása,
• a költség típusa,
• mennyiség és mennyiségi egység,
• a költség összegét illetően elgendő két adatot megadni (nettó összeg és az áfa kulcs, vagy bruttó összeg és az áfa kulcs), a hiányzó értékeket a rendszer automatikusan kiszámolja,
• valamint a pénznem

Létrehozásakor a költségtételt partnercéghez is lehet kötni, így a kimutatásokban partnercég szerinti bontás is kérhető, valamint a felület lehetőséget ad a költségekkel kapcsolatos dokumentumok feltöltésére is.

A Flottakezelő Tachográf funkciójában a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó kezdeményezheti az adott gépjármű tachográfjában tárolt adatok letöltését. A Hola rendszer nem képes értelmeznit a letöltött adatokat, ezért a tachográf adatok kezelése a letöltésre és tárolásra korlátozódik. A funkció jogosultságfüggő, igény szerint aktiválható. Ezen a felületen kizárólag a legutolsó letöltés érhető el az eszközlista jobb szélén elhelyezett nyíl ikonnal, a Dokumentumtár Tachográf almenüjében a letöltések listája viszont az összes múltbéli adatletöltést historizálva tartamazza.

A funkció használatával kétféle tachográf adatot tölthet le a felhasználó alkalmilag vagy ütemezetten, a járműre, és a sofőrre, vagy váltósofőrre vonatkozó adatokat.

A sikeres adatletöltés több feltétel függvénye:

• A céges kártyának csatlakozni kell egy bekapcsolt, hálózati eléréssel rendelkező számítógéphez, amelyen telepítve van, és fut a cégünk által fejlesztett HolaTacho asztali alkalmazás
• A tachográffal felszerelt járművet gyújtás alá kell helyezni
• Sofőrökre vonatkozó adatok letöltéséhez a tachográfhoz csatlakoztatni kell a sofőrkártyát (váltósofőr kártyáját).

A Flottakezelés modul hasznos funkciója a Listák, lekérdezések, melynek használatával a rendszerben regisztrált költségek felhasználásával készíthet kimutatásokat a felhasználó. A költségek kimutathatók teljes flottára, vagy csak kiválasztott járművekre vetítve, ezentúl személy szerinti bontásban, valamint a különböző költségfajták szerint (szervízdíj, autópályadíj, bírság, stb) is.

A Lekérdezési profilok listájában a bal oldali oszlopban profilonként két gomb található, a háromszögű gomb a Profil futtatása, mellette jobbra az Időszak választó található.

A Profil futtatása gombra kattintva a lista alatti területen megjelennek a kiválasztott profil paraméterei (dátum, jármű, cég, költség típus, stb.), melyeket a felhasználó ilyenkor még módosíthat.

A vizsgált időszak dátuma bármely profil kiválasztása esetén változtatható, a gyakran használt intervallumokat a Dátum választó gombra kattintva megnyíló gyorsválasztóban éri el a felhasználó, de manuálisan is beírható a dátum.

Miután a keresés paraméterei beállításra kerültek, az Elküldés gombbal indítható a lekérés. Az eredmény egy táblázatban jelenik meg, bal oldalon a keresés dimenziói, a jobb oldalon a költségek szerepelnek tételesen. A költségek nettó összege, ÁFA tartalma és bruttó összege tételenként feltüntetésére került, az összesítések a táblázat legalsó sorában találhatóak.

A költség kimutatások eredményei PDF formátumban exportálhatók is, a jobb felső sarokban elhelyezett Letöltés gombbal.